Zeiterfassungspflicht: Das müssen Arbeitgeber wissen

Arbeitszeiterfassung umfasst alle Methoden zur exakten Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmern, in denen sie ihrer vertraglichen Arbeitspflicht nachkommen müssen. Unbezahlte Pausen und Ruhezeiten sind hiervon ausgenommen. Zunächst ist es wichtig zu betonen, dass diese Aufgabe der Arbeitszeiterfassungsverwaltung betriebswirtschaftlich in den Bereich der HR fällt. In diesem Zusammenhang müssen Unternehmen darauf achten, dass die erfassten Daten den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Außerdem gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiterfassung durchzuführen. Hierbei können sowohl manuelle als auch digitale Methoden zum Einsatz kommen.

Die korrekte Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten hilft sowohl Arbeitgebenden als auch Beschäftigten, einen Überblick über die geleistete Arbeit zu behalten. Dabei können folgende Vorteile entstehen:

 – Informationen über die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten werden transparent dargestellt.

 – Falls erforderlich, kann die Arbeitszeiterfassung Arbeitgebenden zeigen, wann sie aufgrund ihrer Fürsorgepflicht handeln und einschreiten müssen.

 – Beschäftigte können kontrollieren, ob ihr Lohn auf Basis der erfassten Arbeitszeit korrekt abgerechnet wurde und ob ihre Überstunden sauber erfasst wurden.

 – Durch eine korrekte Arbeitszeiterfassung wird also eine transparente und faire Arbeitszeitgestaltung ermöglicht, die für alle Beteiligten von Vorteil ist.

NovaTime ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die eine schnelle, einfache und präzise Arbeitszeiterfassung benötigen. Die Software bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung von Pausen und Ruhezeiten sowie zur Überwachung von Überstunden. Darüber hinaus berechnet sie automatisch Löhne, was Zeit und Aufwand spart. Durch die Nutzung von NovaTime wird die Arbeitsbelastung reduziert und die Genauigkeit der Daten erhöht, was sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern*innen zugutekommt. Erleichtern Sie sich und Ihrem Unternehmen die Arbeit und nutzen Sie NovaTime für eine zuverlässige und effiziente Zeiterfassung!

Bis Mai 2019 war es für Unternehmen in Deutschland nur Pflicht, Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Das Arbeitszeitgesetz forderte eine korrekte Arbeitszeiterfassung, ohne jedoch detaillierte Erfassung zu verlangen. Dennoch regelt das Gesetz wichtige Punkte wie maximale Arbeitszeiten pro Tag, Mindestdauer der täglichen Ruhezeiten, Arbeit an Sonn- und Feiertagen und Arbeitszeitgrundnormen. Ohne eine genaue Erfassung der Anfangs- und Endzeit der regulären Arbeitszeit war dies jedoch kaum umsetzbar. Seit einem EuGH-Urteil im Mai 2019 ist die Arbeitszeiterfassung ein wichtiges Thema im Bereich Arbeitnehmer*innen-Schutz.

 – Vor Mai 2019 nur Pflicht zur Dokumentation von Überstunden und Sonn-/Feiertagsarbeit

 – Arbeitszeitgesetz forderte korrekte Erfassung, jedoch keine detaillierte

 – Regelt wichtige Punkte wie maximale Arbeitszeiten, Mindestdauer der Ruhezeiten, Arbeit an Sonn-/Feiertagen und     Arbeitszeitgrundnormen

Erfassung der Anfangs- und Endzeit der regulären Arbeitszeit war jedoch kaum umsetzbar

Seit dem EuGH-Urteil im Mai 2019 ist die Arbeitszeiterfassung auch ein wichtiges Thema im Bereich Arbeitnehmer*innen-Schutz.

– Es ist wichtig, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassungspflicht nicht aufschieben, da weder das BAG-Urteil vom September 2022 noch die nachfolgenden Entscheidungsgründe eine Übergangsfrist vorsehen. Diese Pflicht gilt ab sofort für alle Arbeitgeber, unabhängig von ihrer Größe.

– Die Bedeutung der sofortigen Umsetzung der Arbeitszeiterfassungspflicht wird auch von BMAS betont, die in Reaktion auf das BAG-Urteil von 2022 klarstellen, dass Arbeitgeber nicht darauf warten sollten, dass das Arbeitszeitgesetz an die Rechtsprechung des BAG angepasst wird. Es besteht die Verpflichtung, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer ab sofort zu erfassen und diese Pflicht sollte nicht aufgeschoben werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu erfassen, von denen die am häufigsten verwendeten sind:

– Terminals: Mitarbeiter melden sich an und ab, indem sie Terminals in den Betriebsstätten mit Karten, Chips, Smartphones oder Fingerabdrücken verwenden.

– Stempeluhr: Stempeluhren, oder auch Stechuhren sind nach wie vor eine beliebte und zuverlässige Methode zur Erfassung von Arbeitszeiten und können ein wichtiges Einkommensmodell für viele Unternehmen sein.

– Niederschrift: Arbeitsbeginn, -ende und Pausenzeiten werden von Mitarbeitern per Hand notiert. Der altbekannte „Stundenzettel“ ist vor allem in der Baubranche und bei Projektarbeit üblich.

– Excel-Tabelle: Gerade für kleinere Unternehmen kann die Arbeitszeiterfassung via Excel-Tabelle sinnvoll sein. Allerdings ist sie anfällig für menschliche Fehler bei der Dateneingabe, bietet mangelnde Kontrollmöglichkeiten und kann potenziell von beiden Seiten manipuliert werden.

– Desktop oder Smartphone: Der Beginn der Arbeitszeit wird per Mausklick am Computer oder per App über das Smartphone aufgezeichnet. Nach Arbeitsende und für die Pausen melden sich die Nutzer*innen wieder ab. Insbesondere im Homeoffice oder an Telearbeitsplätzen ist diese Art der digitalen Zeiterfassung geeignet.

Es ist wichtig zu beachten, dass Arbeitnehmer*innen sich nicht kontrolliert oder gegängelt fühlen sollten. Bei der Einführung sollte größtmögliche Transparenz herrschen, um die Beschäftigten mitzunehmen. Außerdem sollte der Arbeitgeber die Zustimmung des Betriebsrats einholen, wenn er ein neues Zeiterfassungssystem einführen möchte. Sollte der Arbeitgeber bereits ein Zeiterfassungssystem betreiben und dieses im Zuge der gesetzlichen Anpassungen im Arbeitszeitgesetzt geändert werden müssen, benötigt er dafür die Zustimmung des Betriebsrates.

Durch die Berücksichtigung von verschiedenen Methoden zur Arbeitszeiterfassung können Unternehmen diejenige auswählen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht und ihre Arbeitsprozesse verbessert. Es ist jedoch wichtig, dass bei allen genannten Methoden zur Erfassung der Arbeitszeit eine Sache stets im Fokus steht: Arbeitnehmer*innen sollten sich davon nicht kontrolliert oder gar gegängelt fühlen. Bei der Einführung muss größtmögliche Transparenz herrschen – was wird wann wozu aufgezeichnet und wie verwertet? So lassen sich die Beschäftigten mitnehmen.

Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet 
Arbeitgeber in einigen Branchen zur Arbeitszeiterfassung. Diese Pflicht besteht schon seit längerem für Unternehmen in folgenden Wirtschaftszweigen:

– Baugewerbe

– Gaststätten und Herbergen

– Personenbeförderungsgewerbe

– Speditionen, Transport- und Logistikunternehmen

– Forstwirtschaft

– Gebäudereinigung

– Messebau

– Fleischwirtschaft

Auch Paket- und Zeitungszusteller*innen sowie Minijobber sind verpflichtet, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Für Arbeitgeber von Minijobbern gilt gemäß § 17 Mindestlohngesetz eine Dokumentationspflicht zu Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Zeiten müssen mindestens für zwei Jahre nach Beginn der Aufzeichnung aufbewahrt und spätestens am 7. Tag nach der erbrachten Arbeitsleistung erfasst werden.

Im Zuge der digitalen Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung wird der Schutz personenbezogener Daten zum zentralen Thema. Unternehmen müssen nicht nur die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, sondern auch die der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten.

Die in der Arbeitszeiterfassung digital dokumentierten Zeiten zählen zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten. Um Missbrauch oder unerlaubte Weitergabe zu vermeiden, müssen Unternehmen folgende Kontrollprinzipien einhalten:

 – Zugangskontrolle: Systeme zur Zeiterfassung dürfen nur von autorisierten Personen genutzt werden.

– Weitergabekontrolle: Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten während der Übertragung muss verhindert werden.

– Eingabekontrolle: Veränderungen von Daten müssen nachvollziehbar sein.

– Verfügbarkeitskontrolle: Daten müssen vor Verlust oder Zerstörung geschützt werden.

– Zweckbindung: Daten zur Arbeitszeiterfassung dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden und müssen getrennt von anderen Daten verarbeitet werden.

Unternehmen sollten jedoch darauf achten, dass die Pflicht zur Zeiterfassung nicht zur permanenten Überwachung der Mitarbeiter*innen führt. Eine HR-Software, die Zeiterfassung anbietet, kann für Sicherheit sorgen, wenn sie über ein sauber definiertes Rechtekonzept und individuell vergebene Zugriffsrechte verfügt.

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